我很(hěn)忙，手動輸入？不(bù)，自(z>β∞αì)動匹配！

何謂GMP？一(yī)言以蔽之：Mountains of Doc✘$uments。

在質量部門(mén)裡(lǐ)工(gōng)作(zuò)，每天都(dōu)要α₩(yào)處理(lǐ)堆積如(rú)山(shān)的(de)•→φ∏文(wén)件(jiàn)，在沒有(yǒ∑•u)DMS、QMS等這(zhè)樣高(gāo)大(dà"÷<₩)上(shàng)的(de)系統的(de)情況下(xià)，如(rú)$€ 何在細節上(shàng)提高(gāo)文(wén)件(jiàn)的εβ(de)處理(lǐ)效率和(hé)輸入的(de)正确率？小(xiǎo)ε∞編将以Excel設計(jì)中的(de)自(zì)動匹配為(•÷₩wèi)例，娓娓道(dào)來(lái)……

注：本文(wén)采用(yòng)Windows10操作(zuò)系'™δ統和(hé)Microsoft office 2013版本進行(x σ↓&íng)介紹。

第一(yī)：根據一(yī)個(gè)自(zì)變量自(zì)動匹★©∑♥配

在制(zhì)藥企業(yè)的(de)工(gōγ₽★"ng)作(zuò)中，涉及到(dào)各種各樣的(de)記錄β"收發，如(rú)：SOP文(wén)件(jiàn)的(de)收發、生≤↔(shēng)産記錄收發、實驗記錄收發、台賬收發等等。對(duì)于GMP文(wén)件(jiàn)的(↔ de)管理(lǐ)，各部門(mén)都(dōu)會(huì)指₽÷±™定文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)員(yuán)。在設計(jì₹★)電(diàn)子(zǐ)表格時(shí)，可(kě)以通(tō★ ©ng)過部門(mén)自(zì)動匹配，找到(d♦♣•'ào)對(duì)應部門(mén)的(de)文('™™wén)件(jiàn)管理(lǐ)員(yuán)。

下(xià)面是(shì)小(xiǎo)編設計(jì)的(δ∑✘₽de)“制(zhì)藥企業(yè)SOP文(wén)件↕δ£(jiàn)收發記錄模闆”。

在“相(xiàng)關表格”中，列出部門(mén)Ω§和(hé)對(duì)應的(de)部門(mén)文(↑λwén)件(jiàn)管理(lǐ)員(yuán)。

         ‌'        &€​nbsp;      $↕        &nbs¥δ&p;        ₽÷€↕       

在“主表格”中，有(yǒu)“發放(fàng)”和(hé)“收回”兩個(gè)'©模塊設計(jì)表格。

在“發放(fàng)”模塊中，通(tōng)過下(xià)×"拉菜單輸入“接收部門(mén)”，在“接收人(rén)”‍π☆列中自(zì)動匹配對(duì)應部門(mén)₽₩文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)員←♥(yuán)；同樣的(de)，在“收回”模塊中，通(tōng)♥¥↑過下(xià)拉菜單輸入“收回部門(mén)”，在<♦“收回人(rén)”列中自(zì)動匹配對(duì)應部門(mén)文(w₩≈★én)件(jiàn)管理(lǐ)員(yuán)。£φ在整個(gè)記錄填寫過程中，隻需要(yào)手動輸入“接收日(rì)期”和(¶Ωhé)“收回日(rì)期”，這(zhè)樣♠'就(jiù)大(dà)大(dà)提高(gāo)了(♦"‌↕le)記錄填寫效率。

如(rú)截圖，表格中主要(yào)用(∞®↑yòng)到(dào)了(le)VLOOKUP函數(shù)。

在Microsoft Excel中VLOO>×KUP函數(shù)語法規則是(shì)：

VLOOKUP (lookup_value,table_array±€φ,col_index_num,range_look &up)，依次為(wèi)：要(yào)查找的(de)值↕÷☆₩、要(yào)查找的(de)區(qū)域、返回數(shù)據在÷>♠∑查找區(qū)域的(de)第幾列數(shù)、模糊匹配/精确匹配。

在截圖中，要(yào)查找的(de)值為(wèi)“ α>D15”，即“接收部門(mén)”；要(yào)查找的(de)區(q☆♣®₩ū)域為(wèi)“C$5:D$10”，即“相(xià≥↓♠ng)關表格”中的(de)部門(mén)列表和(hé)部門(mén)管理(<®↔↕lǐ)員(yuán)；返回數(shù)據在查找區©  $(qū)域的(de)第2列，即“部門(mé&≤®γn)文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)©™ ‌員(yuán)”列；選擇精确匹配。

至于VLOOKUP中嵌套的(de)IF函數α‌'(shù)和(hé)ISERROR函數(shù)，是(shì★>∑$)為(wèi)了(le)避免出現(xiàn)查找錯(cuò)誤是(shì)出​↓‍現(xiàn)諸如(rú)#N/A、#VALUE!φ≈↔、#REF！的(de)返回值。

第二：根據二個(gè)自(zì)變量自(zì✘‍)動匹配

下(xià)面以 “計(jì)算(suàn)機(jī)化(Ωδ≤βhuà)系統周期性回顧記錄表模闆”為(wèi)例進行(xíng)講解。

在“回顧記錄表”中，需要(yào)通(tōng)過“回顧周期矩≈↕陣表”中的(de)“風(fēng)險級别£₩< ”和(hé)“GAMP 5分(fēn)類”這(zhè)兩個(gè)↑÷₽變量自(zì)動匹配 “回顧周期”

如(rú)截圖，表格中主要(yào)用(yòng)到(dào)了(le)£λ∞INDEX和(hé)MATCH函數(shù)。

在Microsoft Excel中MATCH函數(₩πφshù)語法規則是(shì)：

MATCH(lookup_value, looππkup_array, match_type) ↕₩ε，依次為(wèi)：需要(yào)在數(shù)據表（looku¶§​p_array）中查找值的(de)位置、可(kě)能(néng)包含有(₽‍↑ yǒu)所要(yào)查找數(shù)值" 連續的(de)單元格區(qū)域、查詢的(d¥¥♣★e)指定方式。

INDEX函數(shù)語法規則是(shì)：&♠ Ω×nbsp; INDEX(array,row_num,column_num)>λ< ，依次為(wèi)：一(yī)個(gè)單元格區(qū)域或數(shù)★ 組常量、用(yòng)于選擇要(yào)從(cóng)中返回值的₩₩(de)數(shù)組中的(de)行(xíng¶↑)、用(yòng)于選擇要(yào)從(cóng)中返™∑回值的(de)數(shù)組中的(de)列。

=IFERROR(INDEX(回顧周期矩陣表!D$€±6:G$8,MATCH(回顧記錄表!G10,回顧周期矩陣表!C$$ "6:C$8,0),MATCH(回顧記錄表!H10,回顧周期矩陣表!D$5:G$←±&¶5,0)),"")

上(shàng)述的(de)嵌套函數(shù)中，INDEX函數(shù)："♣

第一(yī)個(gè)參數(shù)：回顧周期矩陣表!D$6:§> ∑G$8為(wèi)查找的(de)單元格區(✔ ¶πqū)域，即“回顧周期矩陣表”中黃(huáng)色區(qū<✘≤)域；

第二個(gè)參數(shù)：MATCH函數(shù)，₽♣為(wèi)查找“風(fēng)險級别”這(zhè)個(gè)變量∑ ，作(zuò)為(wèi)INDEX函數(shù)的(‍ γ♥de)返回值數(shù)值中的(de)行(xí✔™•ng)；

第三個(gè)參數(shù)：MATCH函♦ ∑數(shù)，為(wèi)查找“GAMP 5分(fλ♥₽§ēn)類”這(zhè)個(gè)變量，作(zuò)為(wèi)INDEX函數(<φφ≥shù)的(de)返回值數(shù)值中的(de)列。

總結：自(zì)動匹配能(néng)夠大(dà)大(dà)的(de)提高(gāo& ©)記錄填寫效率，學好(hǎo)常見(jiàn)的(de)≈•→函數(shù)能(néng)夠讓文(wén✘α¶π)件(jiàn)管理(lǐ)人(rén)員(yuán)在一(yī)定程度•₹上(shàng)從(cóng)繁複的(de)文(wénε ♠)件(jiàn)中解放(fàng)出來(lái)。