我很(hěn)忙，手動輸入？不(bù)，φ∏₩自(zì)動匹配！

何謂GMP？一(yī)言以蔽之：Mountains of Docu>¥ments。

在質量部門(mén)裡(lǐ)工(gōng)作(zuò)，每天±σλ 都(dōu)要(yào)處理(lǐ)堆積∏β±如(rú)山(shān)的(de)文(wén)件(ji "àn)，在沒有(yǒu)DMS、QMS等這(zhè)樣高(gāo)大(dà)₩α上(shàng)的(de)系統的(de)情況下(xià)，如(rú♠∏)何在細節上(shàng)提高(gāo)文(wén)件(jiàn)↕↓的(de)處理(lǐ)效率和(hé)輸入的(de)正确率？小(£→♥xiǎo)編将以Excel設計(jì)中<≤¥'的(de)自(zì)動匹配為(wèi)例，娓娓道(dào•'×)來(lái)……

注：本文(wén)采用(yòng)Windows10操作•¶(zuò)系統和(hé)Microsoft off≠Ω€ice 2013版本進行(xíng)介紹。

第一(yī)：根據一(yī)個(gè)自(zì)變量自(zì)動匹$δ∑配

在制(zhì)藥企業(yè)的(de)工(gōng)作(zuò)' ®中，涉及到(dào)各種各樣的(de)記錄收發，如(rú)≤ ∞：SOP文(wén)件(jiàn)的(de)收發、生(shēng♠ )産記錄收發、實驗記錄收發、台賬收發等等。對(duì)于GMP文(wén)件(jiàn)的ε‍"(de)管理(lǐ)，各部門(mén)都(dōu)會(huì​♦✘)指定文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)員(yuán)。在設計(£&₩jì)電(diàn)子(zǐ)表格時(shí)，≤£★可(kě)以通(tōng)過部門(mén)自(zì)動匹配，找到(d ↕ào)對(duì)應部門(mén)的(de)文(wén)件(jiàn)管理(↓♥δ♠lǐ)員(yuán)。

下(xià)面是(shì)小(xiǎo)編設計(jì)的(de)“制(zhì§≠)藥企業(yè)SOP文(wén)件(jià÷≤∑n)收發記錄模闆”。

在“相(xiàng)關表格”中，列出部門(m饣n)和(hé)對(duì)應的(de)部門(mén)文(wén)件(ji≈λ€&àn)管理(lǐ)員(yuán)。

        &nbλ sp;       ¥           &n≈"≠bsp;         &nb ≥‍sp;        &n&λbsp;

在“主表格”中，有(yǒu)“發放(fàng)”和(hé)“✔€®Ω收回”兩個(gè)模塊設計(jì)表格。

在“發放(fàng)”模塊中，通(tōng)過♠φ€下(xià)拉菜單輸入“接收部門(mén)”，在“接收人(rén)”列中自‍Ω÷(zì)動匹配對(duì)應部門(mén)文β←(wén)件(jiàn)管理(lǐ)員(yuán)；同樣的(de)Ω≥，在“收回”模塊中，通(tōng)過下(xià)拉菜♣≤↔Ω單輸入“收回部門(mén)”，在“收回人(rén)”列中自(z≠​​₩ì)動匹配對(duì)應部門(mén)文(wén)件(jiàn)管理£↕(lǐ)員(yuán)。在整個(gè)記錄填寫過程中®↑，隻需要(yào)手動輸入“接收日(rì)期”和(hé)“收Ω ₽回日(rì)期”，這(zhè)樣就(jiù)大(β'dà)大(dà)提高(gāo)了(le)記錄填☆<λπ寫效率。

如(rú)截圖，表格中主要(yào)用(yònδ'‍≤g)到(dào)了(le)VLOOKUP函數(shù)&×。

在Microsoft Excel中VLOOKUP函數(shù)語法規則是(<‌←★shì)：

VLOOKUP (lookup_valu☆β©e,table_array,col_index_num,rφγ‍₩ange_lookup)，依次為(wèi)：要(yào♣±‌)查找的(de)值、要(yào)查找的(de)區(qū)域$>£、返回數(shù)據在查找區(qū)域的(de)第幾列數(shù)、模糊匹配/δ 精确匹配。

在截圖中，要(yào)查找的(de)值為(wèi)“D15λ"”，即“接收部門(mén)”；要(yào)查找的(de)區(qū)域為(wè<πi)“C$5:D$10”，即“相(xiàng)關表格”中的(de)部門¶≠(mén)列表和(hé)部門(mén)管理(lǐ)員(yuán ±)；返回數(shù)據在查找區(qū)域的(de)第2列，即“部門(mα↓én)文(wén)件(jiàn)管理(lǐ±↑≤↓)員(yuán)”列；選擇精确匹配。

至于VLOOKUP中嵌套的(de)IF函數(shù)和(hé)ISERRO<₹•÷R函數(shù)，是(shì)為(wèi)了↔"↕₹(le)避免出現(xiàn)查找錯(cuò)誤∏•是(shì)出現(xiàn)諸如(rú)#N/A、&>#VALUE!、#REF！的(de)返回☆  >值。

第二：根據二個(gè)自(zì)變量自(zì)動匹配

下(xià)面以 “計(jì)算(suàn)機(jī)化(huà)系¶≥ ♥統周期性回顧記錄表模闆”為(wèi)例進行(xδδ♦<íng)講解。

在“回顧記錄表”中，需要(yào)通(tōng)過“₹©α回顧周期矩陣表”中的(de)“風(fēng)險級别”和(hé≠∏)“GAMP 5分(fēn)類”這(zhè)≤→​兩個(gè)變量自(zì)動匹配 “回顧周π ™✘期”

如(rú)截圖，表格中主要(yào)用(yòng)✘¶§•到(dào)了(le)INDEX和(hé)MA±≥§TCH函數(shù)。

在Microsoft Excel中MATCH函數(shù)語法 ≥™≠規則是(shì)：

MATCH(lookup_value, looku§∑↔p_array, match_type)β©♦ ，依次為(wèi)：需要(yào)在數(shù)據表（lookup_arraΩ™​y）中查找值的(de)位置、可(kě)能(≈♠∑néng)包含有(yǒu)所要(yào)查找數(shùφ§)值連續的(de)單元格區(qū)域、查詢的(de)指定方式。

INDEX函數(shù)語法規則是(shì)：&nb>∑φsp; INDEX(array,row_num,coluα↑→λmn_num) ，依次為(wèi)：一(yī §≈)個(gè)單元格區(qū)域或數(shù)組常量、用(y↓≠òng)于選擇要(yào)從(cóng)中返回值的(de)數(shù)組中的(Ω‌de)行(xíng)、用(yòng)于選擇要(yào)從(cón< ☆g)中返回值的(de)數(shù)組中的(d∏♦e)列。

=IFERROR(INDEX(回顧周期矩陣表!D$6∏§ :G$8,MATCH(回顧記錄表!G10,回顧周期矩陣表!C ≤÷♣$6:C$8,0),MATCH(回顧記錄表!H10,回顧周期矩陣表!D$5:G$5,0)),"")

上(shàng)述的(de)嵌套函數(shù)中，INDEX函數(shù) ↔：

第一(yī)個(gè)參數(shù)：回δ♣ ₹顧周期矩陣表!D$6:G$8為(wèi)查找的(de)單元≠≤ ®格區(qū)域，即“回顧周期矩陣表”中黃(huáng)色↔☆€φ區(qū)域；

第二個(gè)參數(shù)：MATCH函數("¥shù)，為(wèi)查找“風(fēng)險級别”這(zhè)個(gè)₹δ₽變量，作(zuò)為(wèi)INDEX函數(shù)的(de)返回值數(>₹shù)值中的(de)行(xíng)；

第三個(gè)參數(shù)：MATCH函數(shùπφ)，為(wèi)查找“GAMP 5分(fēn) π類”這(zhè)個(gè)變量，作(zuò)♦ Ωλ為(wèi)INDEX函數(shù)的(de)返回值數(§∞shù)值中的(de)列。

總結：自(zì)動匹配能(néng)夠大(dà)大(dà)的(d♦€☆e)提高(gāo)記錄填寫效率，學好(hǎo)常見(↑"★ jiàn)的(de)函數(shù)能(néng)夠讓文(wλ™←Ωén)件(jiàn)管理(lǐ)人(rénφΩ)員(yuán)在一(yī)定程度上(shàng)從($¥∏πcóng)繁複的(de)文(wén)件(jiàn)中解放(fà‌βαng)出來(lái)。