通(tōng)過良好(hǎo)設計(jì)降低(₹©dī)Excel在GxP環境下(xià)的(de)₽£♥∑使用(yòng)風(fēng)險

  ●  電(diàn)子(zǐ)表格在Gxα P環境下(xià)的(de)使用(yòn₽Ω↕λg)風(fēng)險

在本公号發布的(de)《Excel電(diàn)子(zǐ)∑≈ ∑表格GxP使用(yòng)風(fēng)險啓示錄》中，從(cóng)整體(™÷£<tǐ)上(shàng)分(fēn)析了(le)電(diàn)子(zǐ)表格在G∑↕xP環境下(xià)使用(yòng)的(de)風(fēng)險，比♣£ 如(rú)：模闆使用(yòng)不(bù)受控，”Save A♣↔₩s”的(de)濫用(yòng)，不(bù)∑←§≥受保護的(de)Excel工(gōng)作(zuò)簿，軟件↑¥(jiàn)版本差異或設置差異導緻的(de)錯®₽↕↓(cuò)誤，打印的(de)紙(zhǐ)質表格無法溯源，未經驗證，‍•δ缺少(shǎo)用(yòng)戶識别和(h©δ​é)審計(jì)跟蹤，等等。

要(yào)實現(xiàn)電(diàn)子(zǐ)表格✔∑在GxP環境下(xià)的(de)合規使用(yòng)以及低(dΩ≈¶™ī)風(fēng)險使用(yòng)，必須建立完備的(de)σ≠管理(lǐ)體(tǐ)系和(hé)成熟的(de)技(jì)術(shù)手段 ≠γ。管理(lǐ)體(tǐ)系和(hé)技(jì)術(shù)↔∑★手段都(dōu)不(bù)可(kě)或缺，實際上(shàng)，技(jì)術≈↓♥‍(shù)手段的(de)效果更加事(shì)半功倍。

本文(wén)将以一(yī)個(gè)實際使用(yòng)的(de)電(π™"δdiàn)子(zǐ)表格模闆為(wèi)例，介紹通(tōng)過技(j©​★ì)術(shù)手段可(kě)以怎樣提高(gāo)合規性并降¶'×低(dī)風(fēng)險。

  ●  風(fēng)險降低(dī)實例

1. 打開(kāi)電(diàn)子(zǐ<λ )表格模闆時(shí)，自(zì)動檢測本機(jī)Office軟件♥→♠(jiàn)版本是(shì)否與已驗證的(de)版本≥✘一(yī)緻，如(rú)一(yī)緻方可(kě)正常打開(kāi)±<£λ，如(rú)不(bù)一(yī)緻則提示用(yòng)戶并關閉表格。此★↑ 項措施可(kě)以避免模闆在未經驗證的(de)軟件(jiàn)版>δ本中使用(yòng)，以避免潛在的(de)錯(cuò)誤。

2. 自(zì)動将”是(shì)否為(wèi)官方版本”顯示在表±>Ωσ格顯眼的(de)位置，如(rú)果表格模闆£∏λ經過拷貝或者另存，将顯示為(wèi)”非官方版ε>₹本”。避免對(duì)模闆的(de)私自(zì)拷貝和(hé)另≠↑±€存，從(cóng)而避免模闆使用(yòng)λα₹∑的(de)不(bù)受控。

如(rú)果想要(yào)限制(zhì)得(de)更嚴格，如( δβrú)表格被另存過或拷貝過，試圖打開(kāi)時(shí)将®φπ提示錯(cuò)誤信息并自(zì)動關閉。

3. 自(zì)動記錄表格打開(kāi)時(shí ♦​‍)間(jiān)、保存時(shí)間(jiān)、表格存放(fàng)位置 ≥、用(yòng)戶名（操作(zuò)系統），結 λ合操作(zuò)系統訪問(wèn)控制(zhì)，實現(x↓ §iàn)用(yòng)戶識别、文(wén)件(jiàn)<λ¶層面審計(jì)跟蹤以及紙(zhǐ)質打印文(wén)件(ji☆​∏àn)的(de)溯源。

4.将模闆限制(zhì)為(wèi)計(jì)‍&¥算(suàn)工(gōng)具使用(yòng)，用(yòng)戶僅能(nén≥₽≤₩g)将計(jì)算(suàn)數(shù)據及結果打 ♣印為(wèi)紙(zhǐ)質文(wén)件(jiàn)保存，<σ×∏不(bù)能(néng)保留電(diàn)子(zǐ)副本。為(wèφ₩ i)避免無意間(jiān)對(duì)模σ¥←闆造成的(de)修改，模闆限制(zhì)為(wèi)隻能(néγ™↓♠ng)輸入數(shù)據進行(xíng)計(jì)算(suàn)并打印γ✔，不(bù)能(néng)進行(xíng)保存，試圖保存時(shí)★®αβ将彈出不(bù)能(néng)保存數(shù)據的(de)提示信息。

如(rú)果使用(yòng)模式為(wèi)既打印紙(zhǐ)質♦ δσ文(wén)件(jiàn)、又(yòu)保留電( ×→diàn)子(zǐ)副本的(de)複合模式，€α'☆則可(kě)限制(zhì)為(wèi)打印或保存時(shí)自(zì)€™$動另存，不(bù)對(duì)原模闆進行(xíng)保存，以避✘©免對(duì)原模闆造成的(de)修改。

5.禁用(yòng)表格的(de)快(kuài)捷鍵和(hé)命令欄并對(duìβ↕≠)工(gōng)作(zuò)表設置保護，用(☆¥¥φyòng)戶僅能(néng)在數(shù)據γ÷≈輸入單元格內(nèi)輸入數(shù)據，不(Ω∞&↓bù)能(néng)做(zuò)其它任何操作(zuò)，避免無意間(jiān)€₹改變了(le)表格的(de)任何設置而導緻結果錯(cuò)誤。

6.在關閉表格前，如(rú)果表格尚未被打印，則提示用(£↔​€yòng)戶報(bào)告未打印，避免輸入數(shù)據的β☆↓(de)丢失。

從(cóng)這(zhè)個(gè)例子(zǐ)我們可(kěβ∑♣ )以看(kàn)到(dào)，通(tōng)過對(duì)Excel電φ'♥(diàn)子(zǐ)表格模闆本身(shēn)的(de)良好(hǎo)設計<✔(jì)，可(kě)避免很(hěn)大(dà)一(₽£©yī)部分(fēn)在GxP環境下(xià)的(de)∏≈♦使用(yòng)風(fēng)險。