通(tōng)過良好(hǎo)設計(jì)降低(dī)Excel在Gx₹πφ✘P環境下(xià)的(de)使用(yòng)©&風(fēng)險

  ●  電(diàn)子(zǐ)表格在GxP環境•<下(xià)的(de)使用(yòng)風(fēng)險

在本公号發布的(de)《Excel電(diàn)↔₽子(zǐ)表格GxP使用(yòng)風(fēng)險啓示錄》☆&≤ε中，從(cóng)整體(tǐ)上(shàng)分(fēn)析了(le)電(≤★diàn)子(zǐ)表格在GxP環境下(xià)使用(yòng)的(de)風δσ©(fēng)險，比如(rú)：模闆使用(yòng)不(bù)™α↕ 受控，”Save As”的(de)濫用(yòng)，不(bù)受保護的(de) ∏≈Excel工(gōng)作(zuò)簿，軟件(jiàn)版本差異或設置差異導€φΩ♥緻的(de)錯(cuò)誤，打印的(de)紙(zhǐ)質表格無 ±✔法溯源，未經驗證，缺少(shǎo)用(yòng)戶識别和(hé)審計(j₹€☆ì)跟蹤，等等。

要(yào)實現(xiàn)電(diàn)>> ©子(zǐ)表格在GxP環境下(xià)的(de)合規使用(y®∞♥òng)以及低(dī)風(fēng)險使用(y∏↔₽òng)，必須建立完備的(de)管理(l©σ↔"ǐ)體(tǐ)系和(hé)成熟的(de)技(jì)術(shù)手段。管理(lǐ₹∏↓↓)體(tǐ)系和(hé)技(jì)術(sh$£‌≈ù)手段都(dōu)不(bù)可(kě)或缺，實際上≥÷(shàng)，技(jì)術(shù)手段的(de)效果更加事(shσ€γ₽ì)半功倍。

本文(wén)将以一(yī)個(gè)實際使用Ω ₽¥(yòng)的(de)電(diàn)子(zǐ)表格模闆為(wè®σi)例，介紹通(tōng)過技(jì)術(shù)手段可(kě)以怎樣提高(g ↓↑±āo)合規性并降低(dī)風(fēng)險。

  ●  風(fēng)險降低(dī ←✘)實例

1. 打開(kāi)電(diàn)子(zǐ)表格∑©₽&模闆時(shí)，自(zì)動檢測本機(jī)Off∞​ice軟件(jiàn)版本是(shì)否與已驗π×↔₽證的(de)版本一(yī)緻，如(rú)一(yī)緻方可(kě)正常 ↕打開(kāi)，如(rú)不(bù)一(yī)緻則提¥π'示用(yòng)戶并關閉表格。此項措施可(kě)♠₹•♦以避免模闆在未經驗證的(de)軟件(jiàn)版本←φ≥λ中使用(yòng)，以避免潛在的(de)錯(cuò)誤。

2. 自(zì)動将”是(shì)否為↔₩☆(wèi)官方版本”顯示在表格顯眼的(de)位置，如(rú↑₩γ♠)果表格模闆經過拷貝或者另存，将顯示為(wèi)”非官方版α¥☆本”。避免對(duì)模闆的(de)私自(zì)拷貝和(hé)另存，從(cónδ<•g)而避免模闆使用(yòng)的(de)♠₹‍不(bù)受控。

如(rú)果想要(yào)限制(zhì)得(de←™)更嚴格，如(rú)表格被另存過或拷貝過，試圖打開(kāi)時($©shí)将提示錯(cuò)誤信息并自(zì)動關♥₽¥閉。

3. 自(zì)動記錄表格打開(kāi)時(shí)間(×↕jiān)、保存時(shí)間(jiān)、表格存放(fàn€↔✔g)位置、用(yòng)戶名（操作(zu×↑ò)系統），結合操作(zuò)系統訪問(wγ&èn)控制(zhì)，實現(xiàn)用(yòng)戶識别、文(w≤₽λén)件(jiàn)層面審計(jì)跟蹤以及紙(zhǐ)質打印文 ¶(wén)件(jiàn)的(de)溯源。

4.将模闆限制(zhì)為(wèi)計(jì)算(su®₽àn)工(gōng)具使用(yòng)，用(yòng)戶僅能(né× ≠ng)将計(jì)算(suàn)數(shù)據及結果打印為(wèi)$★≥γ紙(zhǐ)質文(wén)件(jiàn)保存σ↕&，不(bù)能(néng)保留電(diàn)♣δλπ子(zǐ)副本。為(wèi)避免無意間(jiā←§×£n)對(duì)模闆造成的(de)修改，模闆限制(zhì)為(wèi)隻能(n₩✔éng)輸入數(shù)據進行(xíng)計(jì)算(suàn)并打印，δ'→不(bù)能(néng)進行(xíng)保存，試圖保存時(shí)将彈出不$★(bù)能(néng)保存數(shù)據的(de✔"≠)提示信息。

如(rú)果使用(yòng)模式為(wèi)既打印紙(z←&€hǐ)質文(wén)件(jiàn)、又(↑✘₹yòu)保留電(diàn)子(zǐ)副本的(de)複合模式，則可(€ ₩kě)限制(zhì)為(wèi)打印或保存時(shí)§✔ ♥自(zì)動另存，不(bù)對(duì)原₹​↕模闆進行(xíng)保存，以避免對(duì)原模闆造成的(de)∞•$β修改。

5.禁用(yòng)表格的(de)快(kuài£¶'σ)捷鍵和(hé)命令欄并對(duì)工(gōng)作(zuòΩ↕♣​)表設置保護，用(yòng)戶僅能(néng)在數(shù)據輸入單元格內(≈✘nèi)輸入數(shù)據，不(bù)能(néng)做(zuò)其它任何操作•​γ€(zuò)，避免無意間(jiān)改變了(le)表格的(de)任何設置而導δ↓緻結果錯(cuò)誤。

6.在關閉表格前，如(rú)果表格尚未被打印，"♠≈★則提示用(yòng)戶報(bào)告未打印，避♦∞"免輸入數(shù)據的(de)丢失。

從(cóng)這(zhè)個(gè)例子(zǐ)我們可(kě)以看 ☆±♦(kàn)到(dào)，通(tōng)過對(duì)Excel電(di£↓‍àn)子(zǐ)表格模闆本身(shēn)的(de)良好(hǎoφ↕β)設計(jì)，可(kě)避免很(hěn₩₽)大(dà)一(yī)部分(fēn)在GxP環境下(xi✘™à)的(de)使用(yòng)風(fēng)險。