合規後的(de)Excel在GxP領域的(de)廣泛應用(yε↑≠òng)

Excel仍然寶刀(dāo)未老(lǎo)

圖1 Excel寶刀(dāo)未老(lǎo)

微(wēi)軟的(de)MS Excel是(shì)世界上(shàng)©÷ε應用(yòng)最廣的(de)軟件(jiàn)之一(yī)，各行(xí₽↓ng)各業(yè)都(dōu)可(kě)以看(kàn)到(dào)☆ 它的(de)身(shēn)影(yǐng)，在生(shē↔>ng)物(wù)制(zhì)藥行(xíng)業(yè)同樣如(€≥ ×rú)此。近(jìn)年(nián)來(lái)，雖說(shuō)♣≥✘各種大(dà)型應用(yòng)系統如(rú)雨(yǔ)後春筍​ ，紛紛湧現(xiàn)，并以電(diàn)子(zǐ)表格 φ×本身(shēn)之缺點作(zuò)為(wèi&♦®λ)取代之說(shuō)辭。然而Excel本身∞•(shēn)固有(yǒu)其所短(duǎn)，但(dàn)其所長(cháng←‌)也(yě)實在是(shì)光(guāng)芒萬丈，•>∑★讓人(rén)難以割舍。本文(wén)将就(jiù)Eσ xcel在GxP領域的(de)合規問(wèn)題以及對(×₩§≥duì)應解決辦法一(yī)一(yī)闡述，并為(wèi)Exc‌ el表格的(de)多(duō)樣性應用(yòng)做(zuò)一(yī)些(♣€₽×xiē)發散性思考。

以筆(bǐ)者的(de)觀察，Excel在國(guó)λ←✔♣內(nèi)外(wài)制(zhì)藥企業(yè)中的(de)使用(yòng​ ∑↕)水(shuǐ)平可(kě)謂判若雲泥。國(guó)外(wài)一(yī)些(x♠εiē)知(zhī)名藥企的(de)Excel模闆制(zhì)作€β(zuò)精良；每一(yī)個(gè)模闆都(∑σdōu)可(kě)以稱得(de)上(shàng)一(yī)個(gè)₹≈♥獨立的(de)應用(yòng)程序，其設計(jì)會(huì)考慮功能(®∏&néng)性，容錯(cuò)性，易用(yòng)性↑≥，美(měi)觀度等多(duō)方面，甚至有(yǒu)完全基于Excel設計÷✘‌(jì)和(hé)開(kāi)發的(de£•✘)LIMS應用(yòng)程序，也(yě)正因為(wèi)Excel在國(δ¶guó)外(wài)應用(yòng)的(de λ )廣度和(hé)深度，其合規性一(yī)直是(shì)官方機(jī)構∑≤檢查的(de)重點之一(yī)。 FDA和(hé)WHO₩♠警告信中涉及到(dào)大(dà)量關于電(diàn)子(zǐ>δ★)表格不(bù)合規使用(yòng)的(de¥λ)問(wèn)題。

在計(jì)算(suàn)機(jī)系統相(xià≤₹¥ ng)關的(de)警告信中，電(diàn)子(zǐ)表單和λ©÷(hé)數(shù)據庫占據了(le)25%的(de)份額。從(cóng)發現ε≠πφ(xiàn)的(de)問(wèn)題來(lái)看(k<>←àn)，主要(yào)為(wèi)下(xià)面幾類：
• 未對(duì)電(diàn)子(zǐ)<™™♦表格模闆進行(xíng)驗證
• 公式或計(jì)算(suàn)錯(cuò)誤
• 表格模闆的(de)使用(yòng)不(bù)受控
• 用(yòng)于數(shù)據記錄類型的(de)♥"α表格缺乏審計(jì)追蹤

圖2 電(diàn)子(zǐ)表單和(hé)數(shù)據庫缺陷占比25>σ≈%

雖說(shuō)Excel的(de)相(xiàng)關合規₹‍‍問(wèn)題發現(xiàn)很(hěn)↕&多(duō)，但(dàn)Excel本身(shēn)不(bù)是(sh↓φì)洪水(shuǐ)猛獸，解決了(le)其GxP合規性和$'£(hé)可(kě)控性方面的(de)問(wèn)題，仍然是(sh₩↔↓←ì)強大(dà)的(de)生(shēng)産力提升工(gōng)具。這®±≥(zhè)種效率的(de)提升，倍增以員(yuán)工(gōng)數(shù) ®∏↑量，産生(shēng)的(de)績效十分(fēn)φφ✘驚人(rén)。

♦ 确保使用(yòng)者使用(yòng∑§$ )到(dào)正确版本的(de)Excel模闆
模闆管理(lǐ)的(de)失控，是(shì)Excel電(diàn)子(z​↔ ǐ)表格合規管控失效的(de)根源。傳統的(de)方式是(shì)把π♠ε≈Excel模闆用(yòng)郵件(jiàn)或者其他(tā)方式發送給相(✔§&εxiàng)關人(rén)員(yuán)使用(yòng)。這(zhè)種方式很 π (hěn)難杜絕模闆誤用(yòng)。那(nà)麽，是(shì)否≤β有(yǒu)其他(tā)途徑解決問(wèΩ'÷n)題呢(ne)？答(dá)案是(shì)肯定的(de)，φ∞通(tōng)過網絡化(huà)部署Ex$&£↕cel電(diàn)子(zǐ)表格模闆（擴展名不(bù)是(shì)xl✔¥♥sx，而是(shì)xltx），在各個(gè)Excel終端關聯公共模闆目錄Ωλπ¶，模闆制(zhì)作(zuò)人(rén)員(yuán)隻需要(yào÷↓φ<)在模闆文(wén)件(jiàn)夾中更新即可δ≤♣(kě)，不(bù)用(yòng)再考慮發送的(de)問(wèn)題。用(&↔yòng)戶在用(yòng)Excel選擇“®‌新建”時(shí)，使用(yòng)的(de)模闆将永遠(•∑♥★yuǎn)是(shì)最新版本。如(rú)果用(yòng)戶私自(zì≥π™≥)将電(diàn)子(zǐ)表格拷貝到(d$αào)“私人(rén)路(lù)徑”上(shàn✘ ↕g)使用(yòng)，模闆自(zì)身(sh→¶✔ēn)需要(yào)進行(xíng)合法路(lù)徑檢查，€‌ε如(rú)果打開(kāi)路(lù)徑不(bù)是(shì)指≠€•∏定路(lù)徑，将自(zì)動禁止使用(yòng)該模闆γ>§。

圖3 模闆網絡化(huà)部署

♦ 彌補Excel合規要(yào)素的(de)缺失：訪問(wèn✘←♦$)控制(zhì)，審計(jì)追蹤，電(diàn)子(zǐ±☆→€)簽名
Excel本身(shēn)不(bù)具備合規的(de)用(yò®± ng)戶管理(lǐ)，審計(jì)追蹤和(hé)電(diàn)>∏子(zǐ)簽名功能(néng)，這(zhè)對(duì)于應對(duì♠™®)監管是(shì)最大(dà)的(de)挑戰。制(zhì)藥行(xíng§¶∞≤)業(yè)同仁在這(zhè)些(xiē)方面有(yǒu)過努力。例如(r¶♥ú)，對(duì)Excel的(de)訪問(wèn)設置密碼，使其實現(x<φ♦iàn)限制(zhì)訪問(wèn)；通(t✔&γ<ōng)過 “共享工(gōng)作(zuò)簿”方式的(de)“審計(jì)追‌π∏蹤”實現(xiàn)對(duì)操作(zuò)的(de> €)記錄。這(zhè)些(xiē)做(zuò)法都(dōu)值得(d ↑✘‍e)稱贊，但(dàn)是(shì)細想，前者不(bù)能(néng)體π∏(tǐ)現(xiàn)用(yòng)戶管理(lǐ)，後者所謂的™∑(de)“審計(jì)追蹤”能(néng)夠被篡改操作(zuò)者₩>×甚至整體(tǐ)删除。

應對(duì)上(shàng)述合規要(yào)素的(de)缺失，₹'σ≠目前最完善的(de)解決方式是(shì)借助第三方合規軟件(jiàn)實♣® 現(xiàn)。Excel eInfotree軟件(jiàn)的(de)用(yòng)戶管理( αφlǐ)，權限管理(lǐ)功能(néng)确保電Ω"(diàn)子(zǐ)記錄的(de)安全性，完整性和(hé)保密性，其審¶≠計(jì)追蹤記錄能(néng)夠追蹤單元格水(shuǐ)平的(de)γ§任何修改。審計(jì)追蹤信息存在數(sh∏∏ù)據庫服務器(qì)中，獨立于用(yòng)戶，β≠®無法修改，删除和(hé)僞造。嵌入Excel文(wén)件(jiàn)中±₽®電(diàn)子(zǐ)簽名信息無法修改和(hé)删除（基于Exc←‌÷el文(wén)件(jiàn)整體(tǐ)內(nèi)α ♣←容數(shù)字指紋的(de)邏輯關聯），且能(néng)夠配置簽名電(dγ ←'iàn)子(zǐ)表格的(de)全局或者局部鎖定 ★，确保電(diàn)子(zǐ)記錄的(de)₹α<準确性和(hé)完整性。

圖4 Excel用(yòng)戶訪問(wèn)控₹↕₽↓制(zhì)

圖5 Excel審計(jì)追蹤

WHO在國(guó)內(nèi)多(duō)家(jiā)生(shēng)物π₹ (wù)制(zhì)品企業(yè)檢查出用(yòng)→♥¥γ于趨勢分(fēn)析的(de)電(diàn)子(zǐ)表格不(bù)受控的(d≈δe)問(wèn)題，本質上(shàng)就(ji  ù)是(shì)缺乏訪問(wèn)控制(zhì)與審計(jì) ∏×Ω追蹤。

圖6 電(diàn)子(zǐ)簽名

電(diàn)子(zǐ)簽名并非必要(yào)，可(kě)采用(yòng•​)混合模式使用(yòng)。即采用(yòng)±γ電(diàn)子(zǐ)記錄，但(dàn)打印簽字。既然采用(yòng)了(le)電(diàn)子(zǐ)記&∞$<錄，電(diàn)子(zǐ)簽名是(shì)錦上(sh‍≤♥àng)添花(huā)，一(yī)步之遙，就(j÷®±iù)能(néng)化(huà)紙(zhǐ)張為(wèi)曆®↓✔¥史，完全的(de)電(diàn)子(zǐ)化(huà)難道(₹♦£dào)不(bù)香嗎(ma)?

♦ 确保使用(yòng)者對(duì)電(γσεdiàn)子(zǐ)表格規範的(de)命名和∏ ↑‍(hé)存放(fàng)
Excel的(de)命名規則和(hé)存放(fàng)路(lù)徑不(b¶€ù)受控一(yī)直是(shì)困擾質量管理(lǐ)者的(de)難解之 λ'σ題，單以SOP規定所謂的(de)“最佳實踐”，效果不(bù)盡人($'rén)意。Excel eInfotree在諸如(rú)此類Exce ∑l流程合規管理(lǐ)的(de)環節也(yě)↔←表現(xiàn)突出。它能(néng)夠配置電(dλ§×≠iàn)子(zǐ)表格命名規則，強制(zhì)存儲路(lù)徑規則 ✔↓。

圖7 按照(zhào)配置強制(zhì)命名規則

圖8 配置強制(zhì)存儲路(lù)徑

♦ Excel将繼續成為(wèi)生(shēn↔↑g)産力提高(gāo)的(de)有(yǒu)力工(gōng)具
最近(jìn)20年(nián)，随著(zhe)行(xíng)‍✘₽≤業(yè)內(nèi)各種專業(yè)軟件(jiàn)的(de)推γ£↑出以及現(xiàn)有(yǒu)軟件(jiàn)的(de)♦ ♦±完善，例如(rú)LIMS（實驗室信息管理(lǐ)系統），C‌α®DS（色譜數(shù)據系統），ELN（電(diàn)子(zǐπ↔Ω)實驗記錄系統），MES（生(shēng)産執行(✔<xíng)系統），數(shù)據的(de)存儲和(hé)處理(lǐ)方式有(≈®✔yǒu)了(le)更多(duō)的(de)選擇。由此，為(wèi)了(le)減£↑δ'輕在Excel電(diàn)子(zǐ)表格應用(yòng)合規性上(shàn∏₩g)的(de)壓力，許多(duō)制(zhì)藥企業(yè)嘗試在∏↑δ關鍵業(yè)務領域中逐步“替換”電(diàn)子(zǐ)表格。€®由于需要(yào)替換的(de)數(shù)量不(bù)↔'小(xiǎo)，加上(shàng)替代系統也(yě)有(yǒu)很(h×‌✔ěn)多(duō)潛在的(de)合規問(wèn)題需♠×✘£要(yào)解決，使得(de)“替換”過•&∞程并不(bù)順利。再者，專業(yè)軟件(jiàn)隻能(né₩&ng)處理(lǐ)其管理(lǐ)範圍內(nèi)的(de₩↔÷®)數(shù)據，在替換上(shàng)有(yǒu)一 ₩↓β(yī)定的(de)局限性，即便是(shì)經曆了(←♥$λle)幾十年(nián)信息化(huà)建✔÷ ∏設的(de)歐美(měi)大(dà)型藥企，想要§÷<(yào)徹底杜絕Excel的(de)使用(yòng)也(yě)幾無可‍δ↔(kě)能(néng)。

大(dà)型軟件(jiàn)實施周期長(cháng)，實施難度大(dàεφ)，跟現(xiàn)有(yǒu)的(de)工(gōng)作(zuò)方Ωβ" 式差異顯著，員(yuán)工(gōng)的(de)學習(xí)周φ∑< 期長(cháng)，最終實施的(de)效果往往不(bù)如(rú)人(r∏§én)意。運行(xíng)過程中的(de)變更也(yě)非常困難。尤其對(dπ×σ♣uì)于一(yī)些(xiē)從(cóng)來(lái)沒有(yǒu)過信息±★₹♣化(huà)經驗的(de)企業(yè)來(lái)說(shuō)σβ，大(dà)型軟件(jiàn)的(de)實施仍然是(shì)$Ω<γ一(yī)個(gè)具有(yǒu)高(gāo)∏☆$風(fēng)險，高(gāo)失敗率的(de)事(shì)件(jiàn)。≥↓Excel以其易用(yòng)性和(hé)靈活≥β性在藥物(wù)研究與開(kāi)發、質量€&λ管理(lǐ)與控制(zhì)，生(shē‌§φ↔ng)産、流通(tōng)等各個(gè)環δ$α✔節扮演著(zhe)獨特而重要(yào)的(de)角色，同時(shí)也(™ ≥×yě)能(néng)為(wèi)進一(yī)步的(de)信息化(huà)水↓<φ✘(shuǐ)平提升奠定基礎。在國(guó)內(nèλ©i)的(de)制(zhì)藥企業(yè)都(dōu)是​ ♣≤(shì)中小(xiǎo)規模的(de)背景下(xià)，Excel仍不×>(bù)失為(wèi)最簡易廉價實用(yòng)，且能(néφ∞§↕ng)快(kuài)速落地(dì)的(de)生(shēng)産力提升工(¥×₽≤gōng)具。

圖9 無紙(zhǐ)化(huà)檢驗記錄

圖10 電(diàn)子(zǐ)批記錄

利用(yòng)Excel也(yě)能(n<§éng)設計(jì)出類似Word的(de)精美(mě→✘♦₹i)表單。用(yòng)戶在其中填寫記錄≈☆，如(rú)同在質紙(zhǐ)上(shàng)填寫©δ≈♠一(yī)樣，并不(bù)需要(yào)特别的(de)過渡成本和(hé)學習®✘(xí)成本。配套上(shàng)審計(jì)≠✔追蹤和(hé)電(diàn)子(zǐ)簽名，就(jiΩ ​βù)可(kě)以實現(xiàn)完全的(de)無紙(zhǐ)化(huà)。λ✔"

圖11 CAPA台賬

圖12 文(wén)件(jiàn)收發台賬

圖13 設備校(xiào)驗台賬

上(shàng)面這(zhè)個(gè)儀器(qì)校(xiào)驗校(x™↑iào)準模闆，可(kě)根據填寫的(de)校(xi"≥$εào)準周期，自(zì)動根據上(shà≥>ng)一(yī)次校(xiào)準日(r♦€ì)期計(jì)算(suàn)下(xià)一(yī)次校∞$≥ε(xiào)準日(rì)期。為(wèi)了(le)能(néng)提前進'☆™ 行(xíng)準備，還(hái)能(néng)設置預先提醒時(sh>☆ í)間(jiān)長(cháng)度。在進入到(dào)預先提醒時(shí)≤γ↑π間(jiān)窗(chuāng)口後，系統能(néng)自(zì)動發©  送郵件(jiàn)給相(xiàng)關人(ré¥↑✔γn)員(yuán)。

♦ 在合規環境下(xià)使用(yòng)的(∞↑£de)Excel VBA
除了(le)公式，讓Excel久負盛名的(de)就(jiù)§₽''是(shì)VBA（Visual basic for Applic→Ωation）。VBA讓Excel如(rú)≠∏λ虎添翼。一(yī)些(xiē)複雜(zá)的(de)需求，用(yòng)公式♠×∑∑實現(xiàn)起來(lái)可(kě)能(néng)會(hu∑≠ì)非常複雜(zá)或者實現(xiàn)不(bù)了(∏✔×↓le)，但(dàn)使用(yòng)VBA則可(kě↓ Ω)以輕易解決。VBA讓Excel的(de)能(néng)力邊界無限‍&≤延伸。在制(zhì)藥行(xíng)業(yè)，♣​ 尤其是(shì)在GxP類型的(de)實驗室，按照(z♣ hào)GAMP5，用(yòng)VBA做(zuò)的(de)程序原 λ‍則上(shàng)應劃分(fēn)到(dào)第5類——定制(zhì)化(hu∑♠βà)軟件(jiàn)。近(jìn)年(nián)來(lái)，基• 于行(xíng)業(yè)輿論以及定制(zhì)化(huà)軟件(jiφ₹àn)本身(shēn)所帶來(lái)的(de)高(gāo)風(fēng)險₹↔，一(yī)些(xiē)公司的(de)質量部門(mén)£&對(duì)定制(zhì)開(kāi)發軟件(jià ♥n)談虎色變，甚至一(yī)票(piào)否決。被列入5類軟件(jià↑β>n)的(de)VBA程序也(yě)成了(le£ £)清剿的(de)對(duì)象，或者停止使∞✘₽用(yòng)，或者需要(yào)改變實現δ≠ (xiàn)方式。事(shì)實上(shàng)，任何官方都(>♥¥♠dōu)沒有(yǒu)規定不(bù)能(néng)用(yòng)定制(☆♠•​zhì)化(huà)軟件(jiàn)。市(shì)面上(shàng)$≠≈×的(de)商業(yè)化(huà)軟件(jià₽÷§n)溯其根源也(yě)是(shì)來(lái)源于定制(zhì♠®)化(huà)的(de)軟件(jiàn)項目。在做(zuò)‌→∞好(hǎo)驗證工(gōng)作(zuò)，并能(néng)管理(lǐ)±<∏↓和(hé)應對(duì)好(hǎo)定制(zhì)軟件£Ω(jiàn)所帶來(lái)的(de)風(fēng)險的•σ(de)前提下(xià)，藥企使用(yòng)完全沒有(yǒu)問(∏♠∑♠wèn)題。從(cóng)複雜(zá)度來(lái)看(kànφ©→÷)，定制(zhì)化(huà)還(hái)有(yǒu)複雜(zá)定制(σ ™zhì)和(hé)簡單定制(zhì)之分(fēn)。對(duì)于Excel VBA來(lái)說(sh±β$uō)，其屬于Excel的(de)二次開(kāi)φ'"‌發，需求複雜(zá)度和(hé)代碼量都(dōu)遠(yuǎnΩ₩)小(xiǎo)于普通(tōng)的(de)軟件(j‌♣iàn)開(kāi)發項目。因此，在常規Excel模闆驗證的(de↕♣&§)基礎上(shàng)，增加一(yī)些(xiē)挑®φ♦戰性測試，對(duì)代碼進行(xíng)注釋，優βσ化(huà)和(hé)審核，就(jiù)能(néng)大(dà)大(dà)降低₹&≈(dī)出現(xiàn)錯(cuò)誤的(de)概γ✔率。

Excel的(de)合規使用(yòng)是(shì)老(lǎ"δo)生(shēng)常談的(de)話(hu•≥‍à)題，就(jiù)目前來(lái)說(shuō)，除了(↑↔±∏le)現(xiàn)有(yǒu)使用(yòng)方式和(hé)管理(lǐ)方式ε♦©ε的(de)改進之外(wài)，使用(yòng) ✘Ω♣第三方合規軟件(jiàn)徹底解決Excel的(↔→♥σde)合規問(wèn)題，如(rú)eInfotree軟✔‍↓件(jiàn)，也(yě)不(bù)失為πδΩ(wèi)一(yī)個(gè)好(hǎo)的(de¥✔♣±)選擇。

eInfotree是(shì)CIMCON公司的(de)δε軟件(jiàn)，早已在世界各大(dà)知(zhī)名企業(yè)使用±✔✔(yòng)。CIMCON公司還(hái)有(y♥γ→ǒu)XLValidator，用(yòng)以實現(xiàn)Excelπ ♠α模闆的(de)自(zì)動化(huà)驗證，自(zì)動生(shēγ→ng)成驗證文(wén)檔。

對(duì)eInfotree Exce∑​l合規軟件(jiàn)感興趣可(kě)以聯系:sales@l&λ  abwind.com/027-58760188/13>↓621840732(楊經理(lǐ))