合規後的(de)Excel在GxP領域的(de)廣泛應用(yò£×ng)

Excel仍然寶刀(dāo)未老(lǎo)

圖1 Excel寶刀(dāo)未老(lǎo)

微(wēi)軟的(de)MS Excel是(s♦γhì)世界上(shàng)應用(yòng)最廣的(de)軟件(λ‍δjiàn)之一(yī)，各行(xíng)各業(yè)都(dōu)可(kě)以☆★β看(kàn)到(dào)它的(de)身(shēn)影(yǐng)✘"∑"，在生(shēng)物(wù)制(zhì)藥行(xíng)業(y₩♣è)同樣如(rú)此。近(jìn)年(nián)來(lái)，雖說(shuō↓↑φδ)各種大(dà)型應用(yòng)系統如(rú)雨(yǔ)後春筍，↔'×紛紛湧現(xiàn)，并以電(diàn)子(zǐ)表格本 ≠身(shēn)之缺點作(zuò)為(wèi)取代之說(shuō↔ π≥)辭。然而Excel本身(shēn)固有(yǒu)其所‍β→短(duǎn)，但(dàn)其所長(cháng)也(÷‍∏♦yě)實在是(shì)光(guāng)芒萬丈，讓人(rén)難以割舍。本π↓文(wén)将就(jiù)Excel在GxP領域的(de)合規問(w×♦èn)題以及對(duì)應解決辦法一(yī)一(y φī)闡述，并為(wèi)Excel表格的(de)多α↓(duō)樣性應用(yòng)做(zuò)一(yī)些(xiē§♣)發散性思考。

以筆(bǐ)者的(de)觀察，Excel在國(guó)內(nè∑‍£i)外(wài)制(zhì)藥企業(yè)中的(de)使用(yòng)水(s₽♣huǐ)平可(kě)謂判若雲泥。國(guó)外(wài)一(yī)些(xiē)知(zh÷↑'ī)名藥企的(de)Excel模闆制(zhì)作(zuòφδ  )精良；每一(yī)個(gè)模闆都(dōu)可(kě)以稱§σ&得(de)上(shàng)一(yī)個(gè)獨立的(de)↕™÷™應用(yòng)程序，其設計(jì)會(huì)考慮功能(nén ←g)性，容錯(cuò)性，易用(yòng)性，美£  (měi)觀度等多(duō)方面，甚至有(yǒu)完全基于Ex♣Ωcel設計(jì)和(hé)開(kāi)發的(de)∑→ εLIMS應用(yòng)程序，也(yě)正因為γδ"(wèi)Excel在國(guó)外(wài)應用(yòng)的(de)廣度×¥₩和(hé)深度，其合規性一(yī)直是(shì)官φ∏​✔方機(jī)構檢查的(de)重點之一(yī)。 FDA和≠ ×(hé)WHO警告信中涉及到(dào)大(dà)量關于電(♥↑ diàn)子(zǐ)表格不(bù)合規使用(yòng)的(de≈ )問(wèn)題。

在計(jì)算(suàn)機(jī)系統相(xià£$γng)關的(de)警告信中，電(diàn)子(zǐ)表單和(hé)數(sh¶↕ù)據庫占據了(le)25%的(de)份額。從(cóng)發現(xiàn&φ♠φ)的(de)問(wèn)題來(lái)看(kàn)，主要(∏×₹yào)為(wèi)下(xià)面幾類：
• 未對(duì)電(diàn)子(zǐ)表$↕格模闆進行(xíng)驗證
• 公式或計(jì)算(suàn)錯(cuò)誤
• 表格模闆的(de)使用(yòng)不(b£§♣¶ù)受控
• 用(yòng)于數(shù)據記錄類÷‍型的(de)表格缺乏審計(jì)追蹤

圖2 電(diàn)子(zǐ)表單和(hé)數(shù)據庫缺陷占比25%

雖說(shuō)Excel的(de)相(xiàλ₹ng)關合規問(wèn)題發現(xiàn)很(hěn)多(d↕>λuō)，但(dàn)Excel本身(shēn)不(bù)是(shì)洪α>水(shuǐ)猛獸，解決了(le)其GxP合規性和(hé)可(kě)控性§±"→方面的(de)問(wèn)題，仍然是(shì)強大(dà)的(de)生(s¶€hēng)産力提升工(gōng)具。這(zhè)種效♣Ω₽♠率的(de)提升，倍增以員(yuán)工(gōng)數(shù©")量，産生(shēng)的(de)績效十分(fēn)驚人(✘¥rén)。

♦ 确保使用(yòng)者使用(yòng)到(dào)正确版本的(de¶γ)Excel模闆
模闆管理(lǐ)的(de)失控，是(shì×☆)Excel電(diàn)子(zǐ)表格合規管控失效ΩΩ₽的(de)根源。傳統的(de)方式是(shì)把Excel模闆用(✘♦♠yòng)郵件(jiàn)或者其他(tā)方式發送給相(x∑→‍©iàng)關人(rén)員(yuán)使用(yò©↑←←ng)。這(zhè)種方式很(hěn)難杜絕模闆誤用(yòng)。那(nà)λ‍₩γ麽，是(shì)否有(yǒu)其他(tā)途徑解決問( ¶ >wèn)題呢(ne)？答(dá)案是(shì)肯定的(de)'α←±，通(tōng)過網絡化(huà)部署Excel電(diàn)子♣✘(zǐ)表格模闆（擴展名不(bù)是(shì)xlsx，而是(shì)xlt←✔x），在各個(gè)Excel終端關聯公共模闆目錄，模闆制(zh€©ì)作(zuò)人(rén)員(yuán)隻需要(yào)在模闆文(wéββn)件(jiàn)夾中更新即可(kě)，§​不(bù)用(yòng)再考慮發送的(de)問(wèn)題。用(yòng)¶α‌戶在用(yòng)Excel選擇“新建”時(shí)，使用©≈<(yòng)的(de)模闆将永遠(yuǎn)是(shì)最新↓ 版本。如(rú)果用(yòng)戶私自(♣★Ωzì)将電(diàn)子(zǐ)表格拷貝到Ωδδ★(dào)“私人(rén)路(lù)徑”上βπ"(shàng)使用(yòng)，模闆自(÷¶≥zì)身(shēn)需要(yào)進行(x​∏íng)合法路(lù)徑檢查，如(rú)果打開(kāi)≤₹←∞路(lù)徑不(bù)是(shì)指定路(lù→‌¥)徑，将自(zì)動禁止使用(yòng)該模闆。

圖3 模闆網絡化(huà)部署

♦ 彌補Excel合規要(yào)素的(de)缺≠>失：訪問(wèn)控制(zhì)，審計(jì)追蹤，電(diàn)子λ "(zǐ)簽名
Excel本身(shēn)不(bù)具備合規的(d♦✘↕e)用(yòng)戶管理(lǐ)，審計(jì)追蹤和(hé♣$α)電(diàn)子(zǐ)簽名功能(néng)，這(₩​≠zhè)對(duì)于應對(duì)監管是(β↑shì)最大(dà)的(de)挑戰。制(zhì)藥行(xíng)業(yè÷$★)同仁在這(zhè)些(xiē)方面有(yǒu)過努力。↕≈€例如(rú)，對(duì)Excel的(de)訪問(wèn)設置密£₹Ω碼，使其實現(xiàn)限制(zhì)訪問(wè→↓≈♠n)；通(tōng)過 “共享工(gōng)作(zuò)簿”方式的(de)“審<"π計(jì)追蹤”實現(xiàn)對(duì)操作(zuò)的(de)記 ∑← 錄。這(zhè)些(xiē)做(zuò)法 ₹σ都(dōu)值得(de)稱贊，但(dàn)是×‍(shì)細想，前者不(bù)能(néng)體(tǐ)現(xiàn)用→↑(yòng)戶管理(lǐ)，後者所謂的(de)“<≥<≥審計(jì)追蹤”能(néng)夠被篡改操作(zuò)者甚至 ↕φ整體(tǐ)删除。

應對(duì)上(shàng)述合規要(yào)素的(d©↓e)缺失，目前最完善的(de)解決方式是(shì)借助第三方合規軟件☆γ÷(jiàn)實現(xiàn)。Excel eInfotree軟件(jiàn)的(de)用(yòng)÷±戶管理(lǐ)，權限管理(lǐ)功能(néng)确保電(diàn)子(z  ¶ǐ)記錄的(de)安全性，完整性和(hé)保密性，其審計(jì)追蹤記錄₹σΩε能(néng)夠追蹤單元格水(shuǐ)平的<'(de)任何修改。審計(jì)追蹤信息存在數(shù)據庫服務器✘₽‌₹(qì)中，獨立于用(yòng)戶，無法修改，删除和(hé)僞造。嵌入Exπ∑$ cel文(wén)件(jiàn)中電(diàn)子(zǐ)簽名信息無法修改σ•和(hé)删除（基于Excel文(wén)件(jiàn)整體(tǐ)內(n←βèi)容數(shù)字指紋的(de)邏輯關聯），且能(néng)夠配置簽名電(♦≥>diàn)子(zǐ)表格的(de)全局或者局部鎖定，确± 保電(diàn)子(zǐ)記錄的(de)準确性和(hé)完整性。

圖4 Excel用(yòng)戶訪問(wèn)控制(zhì)

圖5 Excel審計(jì)追蹤

WHO在國(guó)內(nèi)多(duō)家(jiā)生(shē∞✘β•ng)物(wù)制(zhì)品企業(yè∞₹↓φ)檢查出用(yòng)于趨勢分(fēn)析的(de)電(dià ♦↔✘n)子(zǐ)表格不(bù)受控的(de)$©‍問(wèn)題，本質上(shàng)就(jiù)是(shì)缺乏訪問(wè£☆¥n)控制(zhì)與審計(jì)追蹤。

圖6 電(diàn)子(zǐ)簽名

電(diàn)子(zǐ)簽名并非必要(yào)，可(kě)采用(yòng)混&¥ €合模式使用(yòng)。即采用(yòng)電(di¶✘àn)子(zǐ)記錄，但(dàn)打印簽字。既然采用(yòng)了(le)電(diàn)子(zǐ)記錄，電(dià♥€↕n)子(zǐ)簽名是(shì)錦上(shàng)添花(huσ×∑ā)，一(yī)步之遙，就(jiù)能(néng)化(huà)紙(zhǐ)張為γ∑∑(wèi)曆史，完全的(de)電(diàn)子(zǐ)化(hu≥£ αà)難道(dào)不(bù)香嗎(ma)?

♦ 确保使用(yòng)者對(duì)電(diàn)子(zǐ)表格規範↕φ 的(de)命名和(hé)存放(fàng)
Excel的(de)命名規則和(hé)存放(fàng)路(lù)徑不(bù₹γ•&)受控一(yī)直是(shì)困擾質量管理(lǐ)者的(de)‌≤↓難解之題，單以SOP規定所謂的(de)“最佳實踐”，效果不(bù)盡人(r≤♦•én)意。Excel eInfotree在諸如(rú)此類Excel流程合規管​ε↓理(lǐ)的(de)環節也(yě)表現(xiàn)突出。它能(néngδλ↓)夠配置電(diàn)子(zǐ)表格命名規則，強制(zhì)存儲路(lù)↑≥徑規則。

圖7 按照(zhào)配置強制(zhì)命名規則

圖8 配置強制(zhì)存儲路(lù)徑

♦ Excel将繼續成為(wèi)生(shēng)産力提高(gāo)的(deγ  ¥)有(yǒu)力工(gōng)具
最近(jìn)20年(nián)，随著(​¶✔÷zhe)行(xíng)業(yè)內(nèi)各種專業(yè)軟件(jiàn∞→)的(de)推出以及現(xiàn)有(yǒu)軟件(jià∑÷n)的(de)完善，例如(rú)LIMS（實驗室信息管理(lǐ)系統），CD®↑S（色譜數(shù)據系統），ELN（電(diàn)子(zǐ)實驗記錄系統）§$<，MES（生(shēng)産執行(xíng)系統），數(shù)據的(π↓×∑de)存儲和(hé)處理(lǐ)方式有(yǒu)了α©∞γ(le)更多(duō)的(de)選擇。由此，為(wèi)了(le)減±✔$輕在Excel電(diàn)子(zǐ)表格應用(yòng)合規性上(s↕<>₹hàng)的(de)壓力，許多(duō)制(zhì♦Ω→∞)藥企業(yè)嘗試在關鍵業(yè)務領域中逐步“替∑α✘≠換”電(diàn)子(zǐ)表格。由于需要(yào)替換的(de)數(shù₩→‌→)量不(bù)小(xiǎo)，加上(shàng)替代系統也(yě)有(<βyǒu)很(hěn)多(duō)潛在的(de)合↕ε→規問(wèn)題需要(yào)解決，使得(de)“替換”過程并不(b↑♦βù)順利。再者，專業(yè)軟件(jiàn)隻能(néng✔×β)處理(lǐ)其管理(lǐ)範圍內(nèi)的(de)數(shù₹​♥)據，在替換上(shàng)有(yǒu)>§λ≈一(yī)定的(de)局限性，即便是(shì)經曆了(₩₽le)幾十年(nián)信息化(huà)建設的(d "e)歐美(měi)大(dà)型藥企，想要(yào)徹底杜絕Excel的♠λ(de)使用(yòng)也(yě)幾無可(kě)能(néng)。

大(dà)型軟件(jiàn)實施周期長(c'★háng)，實施難度大(dà)，跟現(xiàn)有(yǒu)的(de)≥♣♣★工(gōng)作(zuò)方式差異顯著，員(yuán)工(gōng₩★)的(de)學習(xí)周期長(cháng£≥≥♥)，最終實施的(de)效果往往不(bù)如(₽ ∏rú)人(rén)意。運行(xíng)過程中的(de)變更‍π也(yě)非常困難。尤其對(duì)于一(yī)些(xiē)從(cα↓↕óng)來(lái)沒有(yǒu)過信息化(h♣♠‍¥uà)經驗的(de)企業(yè)來(lái)說(s±§γhuō)，大(dà)型軟件(jiàn)的(de)$ ₹₽實施仍然是(shì)一(yī)個(gè)具有(yǒu)高(gāo)風σ∏β(fēng)險，高(gāo)失敗率的(de)事(shì)件(jià€‌≥​n)。Excel以其易用(yòng)性和(hé)靈活性在♣≤β藥物(wù)研究與開(kāi)發、質量管理(lǐ)與控制(zhì)，β±生(shēng)産、流通(tōng)等各個(gè)β∏環節扮演著(zhe)獨特而重要(yào)的(de)角色，同時(shí)也(y≠¥ě)能(néng)為(wèi)進一(yī)步的(de)信息化(h©± αuà)水(shuǐ)平提升奠定基礎。在國(guó)©÷ ®內(nèi)的(de)制(zhì)藥企業(yè)都(dōu)是(π♦₹¶shì)中小(xiǎo)規模的(de)背景下(xià)，Excelα§→&仍不(bù)失為(wèi)最簡易廉價實用(yòng)，且能(né÷ ®&ng)快(kuài)速落地(dì)的(de)生(shēng)産力提升工(£♥↕gōng)具。

圖9 無紙(zhǐ)化(huà)檢驗記錄

圖10 電(diàn)子(zǐ)批記錄

利用(yòng)Excel也(yě)能(↔α→ néng)設計(jì)出類似Word的(de)精美(měi)表單。用(yòngπ‌₹)戶在其中填寫記錄，如(rú)同在質紙(zhǐ)上(shàng)填寫ε∑一(yī)樣，并不(bù)需要(yào)特别的(de)過渡成本和(h÷€'é)學習(xí)成本。配套上(shàng)審計(jì)追蹤和(hé)電 '(diàn)子(zǐ)簽名，就(jiù)可(kě)以實現(xiàn)↔ε完全的(de)無紙(zhǐ)化(huà)。

圖11 CAPA台賬

圖12 文(wén)件(jiàn)收發台賬

圖13 設備校(xiào)驗台賬

上(shàng)面這(zhè)個(gè)儀器(qì)校(xiào)驗校(™♠®xiào)準模闆，可(kě)根據填寫的(₹&<de)校(xiào)準周期，自(zì)動根據上φ₩(shàng)一(yī)次校(xiào)準日(rì)期計(jì)算(sφ↓uàn)下(xià)一(yī)次校(xiào)準日(r​©ì)期。為(wèi)了(le)能(néng)提前進行(xíng)準備，還(h≈←♥≤ái)能(néng)設置預先提醒時(shí)間(jiān)長(✔•cháng)度。在進入到(dào)預先提醒時(shí)間(jiān)窗(chu✘∞āng)口後，系統能(néng)自(zì)動發送郵件(jiàn)∏→♣給相(xiàng)關人(rén)員(yuán)。

♦ 在合規環境下(xià)使用(yòng)'" €的(de)Excel VBA
除了(le)公式，讓Excel久負盛名的(de)就(jiù)是(©‍'♣shì)VBA（Visual basic for Applicati¥±≤>on）。VBA讓Excel如(rú)虎添翼。一(yī)些(xiē)複雜(zá)λ¶&•的(de)需求，用(yòng)公式實現(xiàn)起來(lái)可 ₩ (kě)能(néng)會(huì)非常複雜​$< (zá)或者實現(xiàn)不(bù)了(le)，但(dàn)使用£↓ (yòng)VBA則可(kě)以輕易解決。VBA讓Excel的(de)能(nε★éng)力邊界無限延伸。在制(zhì)藥行(xíng)業(yè)，尤其是(s§φhì)在GxP類型的(de)實驗室，按照(zhào'∏)GAMP5，用(yòng)VBA做(zuò)的(de)程序原則上(shàng‍∏)應劃分(fēn)到(dào)第5類——定≥π" 制(zhì)化(huà)軟件(jiàn)。近(jìn)年(nián)來(lái)，σ↓γ基于行(xíng)業(yè)輿論以及定制(zhì)化(huà♦§₹)軟件(jiàn)本身(shēn)所帶來(lái)的(de)高(gāo≠₹©‍)風(fēng)險，一(yī)些(xiē)公司的(de)質量₩®&部門(mén)對(duì)定制(zhì)開(kāi)發軟件(jiàn)談虎色變‌•，甚至一(yī)票(piào)否決。被列入5類軟件(jiàn)的(d→∑φe)VBA程序也(yě)成了(le)清剿的(de)對(duì)象，或者停α∏止使用(yòng)，或者需要(yào)改變實現(xiàn)方式。事('∞₩shì)實上(shàng)，任何官方都(dōu)沒有 ☆ (yǒu)規定不(bù)能(néng)用(yòλ ng)定制(zhì)化(huà)軟件(jiàn)。市(shì)面上(shàng>±↔)的(de)商業(yè)化(huà)軟件(j>₩≤÷iàn)溯其根源也(yě)是(shì)來(lái)源于定制(zhì)化(huà<±$≥)的(de)軟件(jiàn)項目。在做(zuò)好(hǎo)驗證★↑工(gōng)作(zuò)，并能(néng)管理(lǐ)和(hé)應♣♥對(duì)好(hǎo)定制(zhì)軟件π'♣(jiàn)所帶來(lái)的(de)風(f♠₽↓♣ēng)險的(de)前提下(xià)，藥企使用(yòng)完全沒有(yǒ≠∑✔u)問(wèn)題。從(cóng)複雜(zá)度來(lái)看(kà∑'₽₽n)，定制(zhì)化(huà)還(hái)有(yǒu)複雜(←↔∑'zá)定制(zhì)和(hé)簡單定制(zhì)之分(fēn)。對(duì)于Excel VBA來(lái)說(shuō)，其₽'屬于Excel的(de)二次開(kāi)發，需求複雜(zá↓✘♥)度和(hé)代碼量都(dōu)遠(yuǎn)小(xiǎ∞>≈o)于普通(tōng)的(de)軟件(jiàn)開(k≤™™āi)發項目。因此，在常規Excel模闆驗證的(de)基礎上(s☆λhàng)，增加一(yī)些(xiē)挑戰性測試，對(duì)代∞↑✔>碼進行(xíng)注釋，優化(huà)和(hé)審核，就(≥φjiù)能(néng)大(dà)大(dà)₽∞β♠降低(dī)出現(xiàn)錯(cuò)誤的(de)概率。

Excel的(de)合規使用(yòng)是(shì)老(lǎo)生(shēnγ≤§≥g)常談的(de)話(huà)題，就(jiù)目前來( ‍©≥lái)說(shuō)，除了(le)現(xiàn)有(yǒΩ→×u)使用(yòng)方式和(hé)管理(lǐ)方式的(de)改進之外(★♣wài)，使用(yòng)第三方合規軟件(jiàn)徹底解決Excel≈§✔α的(de)合規問(wèn)題，如(rú)eInfotree軟件(jiàn)，也♣☆λ(yě)不(bù)失為(wèi)一(yī)個(↔"gè)好(hǎo)的(de)選擇。

eInfotree是(shì)CIMCON公司的(¥ βde)軟件(jiàn)，早已在世界各大(dà)知(zhī)名企業(£δ©£yè)使用(yòng)。CIMCON公司還(há♥εi)有(yǒu)XLValidator，用(yòng)以實現♠¶(xiàn)Excel模闆的(de)自(zì£‍)動化(huà)驗證，自(zì)動生(shēng)成驗證文(wén)檔。‌​¥

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