Excel表格的(de)規範性——提高(g →πāo)效率的(de)一(yī)些(xiē)小(xiǎo)技(γδσσjì)巧

前期的(de)文(wén)章(zhāng)中，著(zhe)÷€<重介紹了(le)法規要(yào)求方面的(de)規範性。今天小(x×♥✔iǎo)編将為(wèi)大(dà)家(jiā)介§γσ紹Excel電(diàn)子(zǐ)表格另外(wài)一(yī↔÷β)方面的(de)規範性——一(yī)些(xiē)偏重于提高(gāo)效率的(de)小(xiǎo)技(jì)巧。

一(yī)、表格名稱不(bù)放(fàng)在工(gōng)αβ♥∞作(zuò)表內(nèi)

圖一(yī)

圖二

如(rú)上(shàng)圖一(yī)所示，标題”生(&≥•​shēng)産管理(lǐ)表06-21″占據了(‍"π✔le)第一(yī)行(xíng)，導緻安置在第二行(xíng↔↑ )的(de)”季度”、”任務量”、”産品類₩<≥型”等關鍵字段無法用(yòng)來(lái)進行(xíng)篩選。
所以，表格的(de)名稱盡量不(bù)要(yào₽$♣≥)占用(yòng)工(gōng)作(zuò)表首行(xíng)，而是(shì)參照(zhào)上(shàng)圖二所示的(de)φ& β在工(gōng)作(zuò)表和(hé)工(gōn$×≥g)作(zuò)薄名稱中體(tǐ)現(xiàn)即可(k₹÷<ě)。

而第一(yī)行(xíng)則可(kě)δ×作(zuò)為(wèi)描述各列數(shù)據屬性的(de)标題，如(₹✔<γrú)”季度”、”任務量”、”産品類型”，是(shì)篩選φ★和(hé)排序的(de)字段依據。

二、慎用(yòng)合并單元格

合并單元格一(yī)般僅限于申請(qǐng)"↕表這(zhè)樣需要(yào)打印的(de)表單，這(z☆♠αhè)些(xiē)表單并不(bù)需要(yào≠©≠✘)進行(xíng)運算(suàn)統計(jì)彙總。在源數(sh♠‍✘λù)據表中，盡量不(bù)使用(yòng)合并單元格。一(§×§ yī)個(gè)規範的(de)數(shù)據源表格應該是(shì)所有(yǒu™≠≥∑)單元格填滿，有(yǒu)一(yī)條記錄一(yī)條，每一(yī ₩)行(xíng)數(shù)據完整、結構整齊。

上(shàng)圖E列是(shì)合并單元¶σγ格，表面看(kàn)似很(hěn)明(míng)了(le)，但★ε≥φ(dàn)是(shì)在處理(lǐ)數(shù)據時(shí)卻會(hu★→'ì)遇到(dào)很(hěn)多(duō)問(wèn)題，比如(rú)無法進行​☆ ​(xíng)排序和(hé)篩選。

三、一(yī)個(gè)單元格一(yī)個(gè)屬性

如(rú)下(xià)所示的(de)兩個(gβ±☆è)表格，我們需要(yào)對(duì)任務量求和(hé↓ )。

圖一(yī)

圖二

圖一(yī)F列的(de)數(shù)據都(dōu)是(shì)帶單α‍±∞位的(de)，數(shù)據的(de)屬性也(yě)變§♦λ成了(le)文(wén)本屬性，需要(yào)将數(shù)據≠γ∑♥分(fēn)列或者單位替換為(wèi)空(kōng)才能(σ€néng)求和(hé)，或者使用(yòng)複雜¶✔‍♥(zá)公式（=SUM(–LEFT(F2:F6,LEN•↑(F2:F6)-1))），這(zhè)樣複雜(zá)的(de)¥♥♦♥數(shù)組公式對(duì)于函數(shù)小(xiǎo✘←λ®)白(bái)來(lái)說(shuō)并不(bù)容易理(lǐ)解和≤±(hé)記憶。

圖一(yī)

而對(duì)圖二的(de)F列進行(xíng)求和(hé)就(j×>₹≈iù)再簡單不(bù)過了(le)。選中F列數(s₩¶∑hù)據，點擊公式-自(zì)動求和(h♥£♦é)-求和(hé)，就(jiù)立馬得(de)到(dào)了§δ∏&(le)結果。

圖二

四、勿用(yòng)空(kōng)行(xíng)空(kōng)列隔斷數(sh×←₹δù)據

如(rú)下(xià)圖所示，第5、9行(xíng)為(wè↔≈★¥i)兩個(gè)空(kōng)行(xínφβ×g)隔斷數(shù)據。假如(rú)需要(yào)篩選下(xi®✔à)面所有(yǒu)數(shù)據，必須要(yàoδλ∏≤)先選中A1： F11的(de)區(qū)域，然後"↔γ<再進行(xíng)篩選。如(rú)果中間(j"↓¶iān)沒有(yǒu)空(kōng)行(xíng)的(de)隔斷，<$↔就(jiù)不(bù)需要(yào)選中區(qū)域，隻要↓≥×(yào)鼠标放(fàng)在任意有(yǒu)數(s§×hù)據的(de)單元格，按Ctrl+A就(jiù)可(kě)以選>÷定全部的(de)數(shù)據直接篩選啦，但(dàn)是(shì∏¶ ​)有(yǒu)隔斷之後，就(jiù)不(bù)可(kě)以了(le)。φ•€

不(bù)僅僅是(shì)篩選，寫公式的(de)時(shí)候也(yě)是ε"‍★(shì)一(yī)樣的(de)，對(duì)于數(shù)據源來(lái)∑←說(shuō)，保持數(shù)據之間(jiān)的(de)連續性是(shì)非常重要(yào)的(de)。

如(rú)果确實要(yào)将數(shù)♣✘據分(fēn)隔開(kāi)來(lái)，我們可(kě)以改變單元格填充色或'α字體(tǐ)的(de)顔色填充、将單元格邊±λ框加粗等等來(lái)突出想分(fēn)隔開(kāi)的(de¶δ≥)數(shù)據。

五、勿添加多(duō)餘的(de)合計(jì)行(xíng)

一(yī)張非常規範的(de)數(shù)據源表格↑∑∞是(shì)不(bù)應該有(yǒu)下(xià)圖的(de)那(nà)些(x≥γ ÷iē)合計(jì)行(xíng)。一(yī)邊輸入數(shù)據，一(yī∞×)邊合計(jì)求和(hé)，這(zhè)‌✘種方法是(shì)不(bù)可(kě)取的(de)。

數(shù)據源還(hái)有(yǒu)随時(shí)增加、删除→σ的(de)可(kě)能(néng)性，所以合計(jì)也(yě)會(huì)随之變動。

最正确的(de)做(zuò)法是(shì)，先錄入₽δ€>所有(yǒu)的(de)數(shù)據，最後再進行(xíng)>π₽≈合計(jì)。源數(shù)據表為(wèi)一(yī)張"α€≠表，彙總表為(wèi)另一(yī)張工(gōng)作(zuò)§ ™表或其餘區(qū)域，彙總可(kě)以使用(yòng)函÷↑數(shù)、數(shù)據一(yī)覽表等完成。

六、同類型數(shù)據盡量使用(yònβπg)一(yī)張工(gōng)作(zuò)表

如(rú)果下(xià)圖的(de)數(shù)§®♥✔據分(fēn)别在不(bù)同的(de)工(gōng)作∑≤(zuò)表中，這(zhè)個(gè)時(shí)候我們要(yào↔✘♥↓)進行(xíng)篩選、引用(yòng)、排序和(hé)彙總等，會(huì)™ ¥ 加大(dà)我們的(de)工(gōng)&δ✔作(zuò)難度，也(yě)會(huì)浪費(fèi)時α✔(shí)間(jiān)，這(zhè)樣操←  作(zuò)非常不(bù)方便。

如(rú)下(xià)圖所示，我們把所有(yǒu)數(shù)→¶<據都(dōu)放(fàng)在一(yī)張工(gōng)作(z÷β€∏uò)表裡(lǐ)面，這(zhè)樣我們進行(xíng)篩選、排®₹∏∏序、彙總，都(dōu)是(shì)非常容易的(de)。

盡管幾十幾百字符的(de)長(cháng∞® &)公式或者一(yī)段VBA代碼能(néΩ↑ng)完成多(duō)表合并，不(bù)過前提還(hái)是('↔shì)得(de)看(kàn)數(shù)據源零散到(dào)什(shén)麽程度。因此，實際應用(yòng)中，沒必要(yào)自(≤'$zì)己為(wèi)自(zì)己設置一(yī)些(xiē)障礙和™‍(hé)難題。

總結：不(bù)管如(rú)何操作(zuò)，盡量地(dì)将數(shù)據←≈≠源規範化(huà)，雖然都(dōu)是( ≥shì)很(hěn)小(xiǎo)的(de)問(wèn§←§)題，但(dàn)是(shì)可(kě)以節約很(hěn)多(duō)工(g'✘↓​ōng)作(zuò)時(shí)間(jiān)~