Excel表格的(de)規範性—&m €×$dash;提高(gāo)效率的(de)一(yī)些(★©<xiē)小(xiǎo)技(jì)巧

前期的(de)文(wén)章(zhāng)中，著(zhe)重介紹™ ★了(le)法規要(yào)求方面的(de)規範性。今天小(xiǎo)編将為¶→(wèi)大(dà)家(jiā)介紹Excel電(diàn)子 ‌↑ (zǐ)表格另外(wài)一(yī)方面的(de)規範性——一(yī)些(x∞​<↓iē)偏重于提高(gāo)效率的(de)小(xiǎo)技(jì)巧。

一(yī)、表格名稱不(bù)放(fàng)在工(gōng)作(zuò)©α 表內(nèi)

圖一(yī)

圖二

如(rú)上(shàng)圖一(yī)所示，标題”生(shēng)産管理(απ​•lǐ)表06-21″占據了(le)第一(yī)行(xíng)，導緻安置在第二∑"行(xíng)的(de)”季度”、”任務量”、”産品類₽ &型”等關鍵字段無法用(yòng)來(lái)進行(xíng)篩選。♥¥≠
所以，表格的(de)名稱盡量不(bù)要(yào)占用(yòng)✔'×工(gōng)作(zuò)表首行(xíng)，而是(shì)參照(zhào)上(shàng)圖二₹☆∏§所示的(de)在工(gōng)作(zuò)表和(hé)工(gōng↑☆±)作(zuò)薄名稱中體(tǐ)現(xiàn)即可(kě)。

而第一(yī)行(xíng)則可(kě)作(zuò)為(wèi"÷∏)描述各列數(shù)據屬性的(de)标題，如(rú)‍↑∑₽”季度”、”任務量”、”産品類型”，是(shì)篩選↕♥和(hé)排序的(de)字段依據。

二、慎用(yòng)合并單元格

合并單元格一(yī)般僅限于申請(qǐnβσε→g)表這(zhè)樣需要(yào)打印的(de)表單，這§λ(zhè)些(xiē)表單并不(bù)需要(yào)進行(σ₹δ♠xíng)運算(suàn)統計(jì)彙總。在源數(✔↕"'shù)據表中，盡量不(bù)使用(yòng)合并單元格。¶δδ一(yī)個(gè)規範的(de)數(shù)據源表格↔✘應該是(shì)所有(yǒu)單元格填滿，有("→yǒu)一(yī)條記錄一(yī)條，每一(Ωπ♦↔yī)行(xíng)數(shù)據完整、結構整齊。∏ ∞

上(shàng)圖E列是(shì)合并單元格，表面看(kàn)似很(hě↔₹n)明(míng)了(le)，但(dàn)是(shì)在處理(lǐ)數(sh©λ‍☆ù)據時(shí)卻會(huì)遇到(dào)很(h↓&✔ěn)多(duō)問(wèn)題，比如(≠★rú)無法進行(xíng)排序和(hé)篩選。

三、一(yī)個(gè)單元格一(yī)個(gè)屬性

如(rú)下(xià)所示的(de)兩個(gè)表格，我們需要(yào↑ ÷♠)對(duì)任務量求和(hé)。

圖一(yī)

圖二

圖一(yī)F列的(de)數(shù)據都(dōu)是(shì)™→♣∑帶單位的(de)，數(shù)據的(de)屬性也(yě)變成了(leβ♣'±)文(wén)本屬性，需要(yào)将數(shù)據分(fēn)列或者λ¥ λ單位替換為(wèi)空(kōng)才能(né•♥↕ng)求和(hé)，或者使用(yòng)複雜(zá)公式（=SUM(–LEF"±T(F2:F6,LEN(F2:F6)-1≠♦))），這(zhè)樣複雜(zá)的(de)數(shù)組公式對(duì‌₽ )于函數(shù)小(xiǎo)白(bá‌€i)來(lái)說(shuō)并不(bù)容易理(lǐ)♣ ©♥解和(hé)記憶。

圖一(yī)

而對(duì)圖二的(de)F列進行(xíng)求和(hé)就(jiù)再§ε簡單不(bù)過了(le)。選中F列數(shù)據，點↓  擊公式-自(zì)動求和(hé)-求和(hé)，就(jiù)立™↔≥ 馬得(de)到(dào)了(le)結果。

圖二

四、勿用(yòng)空(kōng)行(xíng)空(kōng)列隔₩£斷數(shù)據

如(rú)下(xià)圖所示，第5、9行(xíπ$γ ng)為(wèi)兩個(gè)空(kōng)行(xíng)隔斷數(s♠©£•hù)據。假如(rú)需要(yào)篩選下(xiφ±à)面所有(yǒu)數(shù)據，必須要(yào)先↑ <×選中A1： F11的(de)區(qū)域，然後↓★再進行(xíng)篩選。如(rú)果中間(jiān)沒有(y£₽α↔ǒu)空(kōng)行(xíng)的(de)隔斷，就(ji©₽♣'ù)不(bù)需要(yào)選中區(qū)域，隻要(yào)鼠标放(fà≈≥↓ng)在任意有(yǒu)數(shù)據的(de)單元格，按Ctrl+A就≈‍♦®(jiù)可(kě)以選定全部的(de)數(shù)據直$δ接篩選啦，但(dàn)是(shì)有(yǒu)β∑隔斷之後，就(jiù)不(bù)可(kě)以了(le)。

不(bù)僅僅是(shì)篩選，寫公式的(de)時(shí)候也(↔γ$≥yě)是(shì)一(yī)樣的(de)，對(duì)↕÷§₽于數(shù)據源來(lái)說(shuō)，保持數(shù)據之間(jiān)的(de)連續性 ↕是(shì)非常重要(yào)的(de)。

如(rú)果确實要(yào)将數(shù)據分(fēn)隔開(kāi)₽§→來(lái)，我們可(kě)以改變單元格填充色或字體(tǐ)♠'₩★的(de)顔色填充、将單元格邊框加粗等等來(lái)£Ω$₽突出想分(fēn)隔開(kāi)的(deε ®±)數(shù)據。

五、勿添加多(duō)餘的(de)合計(jì)行(xíng)

一(yī)張非常規範的(de)數(shù)據源表格是(shì)不(bù)α♠" 應該有(yǒu)下(xià)圖的(de)那(nà)些(xiē)∏☆ 合計(jì)行(xíng)。一(yī)邊輸入數( ™Ωshù)據，一(yī)邊合計(jì)求和(hé)，這(♥λ£zhè)種方法是(shì)不(bù)可(kě)取的(de)。

數(shù)據源還(hái)有(yǒu)随時(shí)增加、删除的(d¶Ω®e)可(kě)能(néng)性，所以合計(jì)也(yě)會(huì)随之變動。

最正确的(de)做(zuò)法是(shì)，先錄入☆¥€π所有(yǒu)的(de)數(shù)據，最後再進行(xíng)合計♦<(jì)。源數(shù)據表為(wèi)一(yīσ®×)張表，彙總表為(wèi)另一(yī)張工(gōng)作(zuò)★π表或其餘區(qū)域，彙總可(kě)以使用(yòng)函數(shùΩ↔×​)、數(shù)據一(yī)覽表等完成。

六、同類型數(shù)據盡量使用(yòng§λ)一(yī)張工(gōng)作(zuò)表

如(rú)果下(xià)圖的(de)數(s∑$hù)據分(fēn)别在不(bù)同的(de)工✘•(gōng)作(zuò)表中，這(zhè)個(gè)時(↔£₽shí)候我們要(yào)進行(xíng)篩選、引用(yòng)、排序≥↓€和(hé)彙總等，會(huì)加大(dà)我們的(de)工(gōng)作(z♣$uò)難度，也(yě)會(huì)浪費(fèi)時(shí)間(ji±&÷'ān)，這(zhè)樣操作(zuò)非常不(bù)方便。

如(rú)下(xià)圖所示，我們把所有(yǒu)數(shù)據都(> σdōu)放(fàng)在一(yī)張工(gō​πng)作(zuò)表裡(lǐ)面，這(zhè)樣 β₩我們進行(xíng)篩選、排序、彙總，都(dōu≠​)是(shì)非常容易的(de)。

盡管幾十幾百字符的(de)長(cháng)公式或者一(yī)段VBA代碼₽δ α能(néng)完成多(duō)表合并，不(bù)₽∑✘ 過前提還(hái)是(shì)得(de)看(kàn)數(shù)據源零散到(dào)什(shén)麽程度。因此，實際應用(yòng)中，沒必要(yào)自(φ→§∏zì)己為(wèi)自(zì)己設置一(yī)些(xiē)障礙和‍Ω(hé)難題。

總結：不(bù)管如(rú)何操作(zuò)，盡量地(dì)将數(shù)據源規☆≥範化(huà)，雖然都(dōu)是(shì)很(hěn)小(xiǎoδε ♣)的(de)問(wèn)題，但(dàn)是(shì)σ≤∏₹可(kě)以節約很(hěn)多(duō)工(gōng)作(zuò)時(★♥∞₹shí)間(jiān)~